事務でよく使うExcel関数まとめ｜目的から探せる一覧

Excelの関数は500以上あります。ですが、事務作業で本当に使うのは20個ほどです。

このページは、その20個を「何をしたいか」から引ける形にまとめたものです。関数名を知らなくても、目的から辿れるようにしてあります。

各関数の解説記事は、実際のExcelの画面と同じ図を見ながら手順どおりに進められる形で書いています。1日1本のペースで追加していきます。

先に読むと分かりやすい順番

関数を覚える順番には、効率のいい流れがあります。

1. まず「合計する」から

   SUMとSUMIFS。事務作業で一番使う頻度が高く、効果も一番大きいところです。

2. 次に「探して持ってくる」

   XLOOKUP。手で転記している作業がそのまま消えます。

3. そのあと「条件で分ける」

   IF。表示を整えたり、エラーを消したりできるようになります。

4. 最後に「文字を整える」

   TRIMなど。関数が効かない原因の多くはここにあるので、つまずいたときに戻ってきてください。

いきなり全部を覚えようとしないでください。1つ覚えて、実際の仕事で1回使う。これをくり返すのが結局いちばん速いです。

目的から探す

式の基本

関数より先に知っておくと、あとの失敗が減るところです。

足す・数える

まずここから。事務作業で一番よく使う集計の関数です。

探す・引っぱってくる

マスタから品名や単価を自動で持ってくる関数です。転記作業がなくなります。

条件で分ける

「〜なら○、そうでなければ×」を自動で判定させます。

文字を整える

関数が効かない原因の多くはここです。貼り付けたデータの掃除に使います。

日付を扱う

月別集計や期限管理でよく使います。

関数を使う前に、確認しておきたいこと

関数がうまく動かない原因の多くは、関数そのものではなく データの形 にあります。着手する前に、次の3つを確認してください。

この3つが整っていれば、あとの関数はだいたい素直に動きます。

この一覧の使い方

• 目的が決まっている場合：上の表から探して、その記事だけ読んでください。1記事で1つの関数だけを扱っているので、途中で他の関数が出てきて分からなくなることはありません。
• 何から手を付けるか分からない場合：まず SUMIFS関数の使い方 を読んでみてください。毎月の集計作業がある会社なら、ここが一番効きます。

関数で解決しないこともあります

正直に書いておくと、関数だけでは解決しない作業もあります。

• 複数のファイルを毎月1つにまとめる → Power Query の方が向いています
• メール送信・PDF出力・印刷まで一気にやりたい → マクロ（VBA）の領域です
• 紙やPDFをデータにしたい → AI-OCRの領域です

ただし、その判断をするためにも、まず関数でどこまでできるかを知っておく必要があります。関数で足りるなら、関数で済ませたほうが速く、壊れにくく、他の人にも引き継げます。

このページは記事が増えるたびに更新しています。ブックマークしておいてください。

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