COUNTIFS関数の使い方｜条件に合う件数を数える

「未処理が今どれだけ残っているか」を確認するとき、フィルタをかけて、画面右下の件数を見て、またフィルタを外して……という作業をしていませんか。

担当者ごとに見たいと思えば、さらに絞り込みをやり直すことになります。

これを1つの表で常に見えるようにするのが COUNTIFS（カウントイフズ） です。

この記事で作るもの

こういう受付管理表があるとします。

ここから 「未処理は何件か」「田中さんの未処理は何件か」 を、フィルタを使わずに出します。

COUNTIFSの形

「どこを見て」「何を探すか」の2つ1組を並べるだけです。組はいくつでも増やせます。

STEP1：条件1つで数える

まず「未処理は何件か」から始めます。

式の意味を日本語にすると、こうなります。

D2からD6のうち、「未処理」と書かれている行の数を数える。

これで条件1つは完成です。

STEP2：条件を2つにする

「田中さんの未処理」を出します。組をもう1つ足すだけです。

条件は「かつ」でつながります。両方に当てはまる行だけが数えられます。「または」で数えたい場合は、それぞれ数えて足すのが確実です。

STEP3：進捗表にして、常に見えるようにする

ここからが実務で効くところです。条件を式に直接書かず、表の見出しから読ませます。

ポイントは $ の位置です。

この書き方にしておくと、式を書くのは1回だけで、あとはコピーで表全体が埋まります。担当者が増えたら行を足すだけです。

条件の書き方

数字や日付を条件にするときは、不等号が使えます。

不等号も含めて、ぜんぶダブルクォートの中に入れます。

部分一致で数えたいときは *（アスタリスク）が使えます。

* は「ここに何文字あってもいい」という意味です。"修理*" なら修理で始まるもの、"*修理" なら修理で終わるものになります。

よくあるつまずき

入力ゆれは、数えた時点では気づけません。ステータスのように数える対象になる列は、手入力にせずプルダウンから選ぶ形にしておくのが本来の対策です。

余分なスペースをまとめて取り除く方法は TRIM関数の使い方 で扱います。

使える場面

1. 未処理・未回収の件数

   請求の未入金、見積の未回答、クレームの未対応。「残っている件数」が常に見える状態になります。

2. 担当者別・月別の進捗表

   縦に担当者、横に月やステータスを並べて、交点にCOUNTIFSを1つ。手作業の集計が要らなくなります。

3. データの件数チェック

   取り込んだCSVの行数と、条件に合う行数を並べて、抜けや重複がないかを確認できます。

3つ目は地味ですが効きます。「全部で何件あるはずか」を式で出しておくと、データの取り込みミスにその場で気づけます。

今日やってみること

1. 手元の管理表を1つ開く

   受付、進捗、在庫、点検。ステータスの列がある表ならどれでも使えます。

2. 空いているセルに条件1つで書いてみる

   =COUNTIFS(ステータスの列, "未処理") の形です。まず1つから。

3. フィルタをかけた件数と見比べる

   画面右下に出る件数と一致すれば正解です。ここが合っていれば、条件を足していくだけです。

いきなり進捗表を作ろうとしないでください。条件1つで合うことを確認してから、組を足していく。この順番なら、ズレたときに原因がすぐ分かります。

次に読むとよい記事

COUNTIFSは「数える」関数です。同じ形で、合計や平均も出せます。

• 条件に合う行だけ合計したい → SUMIFS関数の使い方
• 条件に合う行だけの平均を出したい → AVERAGEIFS関数の使い方
• 条件を付けずに入力済みの件数を数えたい → COUNTA関数の使い方（近日公開）
• 数える前に入力ゆれを直したい → TRIM関数の使い方
• 件数に応じて表示を変えたい → IF関数の使い方

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