SUM関数の使い方｜行を足しても合計が狂わない書き方

Excelの合計は、Σ（オートSUM）ボタンを押せば入ります。ほとんどの方がそうしているはずです。

にもかかわらず、「合計が合わない」という相談は今でも一番多いです。しかもその原因は、たいてい関数の書き方ではなく 範囲の指定 にあります。

この記事では、SUMを自分で書けるようになるところと、行を追加しても合計が狂わない作り方までを扱います。

SUMの形

覚えるのはこれだけです。B2:B6 の :（コロン）は「から」という意味で、B2からB6までと読みます。

Σボタンでも同じ式が入ります。ボタンが悪いわけではありません。問題はこの後です。

Σボタンだけに頼ると起きること

このあと「支払手数料」という費目を1行追加したとします。合計行のすぐ上に挿入すれば式は自動で広がりますが、合計行の下や、離れた場所に足してしまうとどうなるかを見てください。

エラーは出ません。それらしい数字が普通に表示されます。だから誰も気づきません。

直し方1：合計は「必ず範囲の外」に置く

まず原則です。合計セルは、合計する範囲に含めない。

=SUM(B2:B7) を B7 に入れると、自分自身を足そうとして 循環参照 というエラーになります。同じ理由で、=SUM(B:B)（B列全部）を B列のセルに入れることもできません。

合計は範囲のすぐ下に置き、データは必ず合計行より上に足す。これを守るだけで大半の事故は防げます。

直し方2：テーブルにする（いちばん確実）

行が増える表なら、テーブルにしてしまうのが確実です。範囲が自動で広がるので、追加した行が勝手に合計へ入ります。

1. 表の中のどこかを1回クリックする

   範囲を選ぶ必要はありません。表の中ならどこでも構いません。

2. Ctrl+T を押す

   「テーブルの作成」という小さな画面が出ます。範囲が自動で選ばれているはずです。

3. 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っているか確認して OK

   1行目が見出しならチェックを入れます。

4. 合計式を書き直す

   テーブルにすると、範囲の代わりに列の名前が使えるようになります。

B2:B6 のような番地ではなく テーブル1[金額]（金額の列全部） という指定になっているのがポイントです。範囲が「行数」ではなく「列」で決まるので、何行増えても崩れません。

直し方3：離れたセルを足すときはカンマで並べる

連続していないセルを足したいときは、カンマで区切ります。

ただし、この書き方は極力避けてください。あとから見た人が「なぜ5行目と6行目を飛ばしているのか」を判断できないからです。

飛ばす理由があるなら、その理由を列にするほうが正しい形です。たとえば「対象外」という列を作って印を付け、条件で合計する。そうすれば式を読まなくても理由が分かります。条件付きの合計は SUMIFS関数の使い方 で扱います。

よくあるつまずき

他システムからCSVで落としたデータでよく起きます。直し方は、対象の列を選んで「データ」タブ →「区切り位置」→ そのまま「完了」を押すだけでも変換されることが多いです。

合計を「検算」に使う

SUMのもう一つの使い方が、確認作業の自動化です。

販売管理システムから出した合計と、明細をSUMした合計を並べて、差がゼロかどうかだけを見る。これで毎月の突合作業が数分になります。目視で1行ずつ照合する必要はありません。

差が出たときだけ原因を探せばいい、という形にするのが改善の基本です。

今日やってみること

1. 手元の表で、合計セルをクリックして数式バーを見る

   どの範囲を足しているかを確認します。=SUM(B2:B20) のように出ているはずです。

2. その範囲に、データが全部入っているか確かめる

   一番下のデータ行の番号と、式の範囲の終わりが一致していますか。ズレていたら、そこが「合計が合わない」原因です。

3. 行が増える表なら Ctrl+T でテーブルにする

   これだけで、来月から範囲のズレが起きなくなります。

まず1つのファイルで試してください。うまくいったら、毎月使う他のファイルにも同じことをします。

次に読むとよい記事

SUMは「全部足す」関数です。ここから先は、条件を付けて足す・数えるに進みます。

• 「A社だけ」「9月だけ」など条件に合う行だけ合計したい → SUMIFS関数の使い方
• 条件に合う件数を数えたい → COUNTIFS関数の使い方
• フィルタで絞った分だけ合計したい → SUBTOTAL関数の使い方
• 数字が文字として入っていて合計できない → TRIM関数の使い方

「毎月の集計が合わなくて、原因を探すのに時間がかかっている」という状態でしたら、実際のファイルを拝見すれば原因はだいたい特定できます。現状のヒアリングと課題整理は無料です。