毎月の会議資料づくりが終わらない、本当の理由

「月次の会議資料を作るのに2日かかる」という話は、業種を問わずよく聞きます。

このとき多くの場合、相談は「Excelを速くしたい」「マクロを組みたい」という形で来ます。ですが実際に作業を横で見せてもらうと、時間を食っているのはExcelの操作そのものではありません。数字の出どころが複数あって、それを毎回つなぎ直していることです。

時間はどこで消えているのか

ある製造業の月次資料づくりを、工程ごとに分けて計ってみると、だいたいこういう配分になります。

「突き合わせ」と「原因探し」で時間の大半が消えます。そしてこの2つは、Excelの操作が速くなっても短くなりません。

なぜ突き合わせが必要になるのか。答えは単純で、同じものを表す数字が2か所以上にあるからです。

この2つは本来同じはずですが、入力のタイミングも、締めの考え方も、担当者も違います。だから毎月ズレます。そしてズレるたびに人が調べます。

ここを直さずにマクロを組むと、「ズレたまま高速に資料が出てくる」という一番まずい状態になります。数字が違うことに誰も気づかなくなるからです。

順番を間違えなければ、この手の作業はかなり短くできます。

一番大事な工程です。出荷数量はシステムを正とする、原価は経理のExcelを正とする、というように、項目ごとに正を1つだけ決めます。

技術の話ではなく、社内の合意の話です。ここが決まらないまま先に進むと、あとで必ず戻ってきます。

正と決めなかった側は、集計に使わない形にします。現場の日報が必要なくなるわけではありません。日報は日報として残しつつ、月次資料の集計元としては使わない、と役割を分けるということです。

どうしても手で入れる数字は残ります。それは仕方がないので、入力する場所を1枚のシートに集めます。あちこちのセルに直接打ち込む形をやめるだけで、確認する場所が1か所になります。

正が決まり、入力場所が1か所になっていれば、あとの集計・転記・体裁づくりは機械の仕事です。VBAでもPower Queryでも構いません。ここまで来ていれば、どの道具を使っても動きます。

順番を逆にすると、作った仕組みが「今月だけ動くもの」になります。翌月に数字の出どころが変わり、また手作業に戻る。これが自動化がうまくいかない一番よくある形です。

月次資料が属人化するのは、その人が特別なスキルを持っているからではありません。どの数字を信じるかという判断を、その人が毎月頭の中でやっているからです。

判断が頭の中にある限り、手順書を書いても引き継げません。逆に、正をルールとして決めてしまえば、判断そのものが不要になります。属人化の解消は、マニュアルづくりではなく、判断をなくす作業です。

大がかりな話に聞こえるかもしれませんが、最初の一歩は小さくできます。

この3つが分かれば、直すべき場所はほぼ決まります。計測していない状態で自動化を始めるのが、一番遠回りです。

自社の月次資料でどこから手を付けるべきか整理したい、という段階のご相談もお受けしています。現状のヒアリングと課題整理は無料です。